Un lunes entraron cuatro personas nuevas a Ruta Pagos. Una de ellas, un desarrollador senior que la empresa llevaba meses buscando, pasó cinco días sin portátil y ocho sin acceso al repositorio.

Ese mismo mes, dos de las desarrolladoras con más experiencia renunciaron. En la entrevista de salida las dos dijeron lo mismo: estaban cubriendo el trabajo de todos y nadie lo veía.

La directora de Talento Humano lo resumió así: “Estamos contratando rápido, pero perdemos gente por dos lados: los que llegan y los que se van.”

El proceso de ingreso estaba en la cabeza de la analista de Talento Humano. Ella le escribía a TI por el portátil, a nómina por el contrato y al líder por la bienvenida. Si se le pasaba un correo, el nuevo ingreso lo sufría.

En paralelo, los líderes asignaban tareas por Slack sin ver cuánto tenía cada persona. Revisamos un mes de asignaciones: el 20% del equipo tenía el 45% de las tareas.

Creamos una plantilla de onboarding que se dispara cuando Talento Humano registra un ingreso con su fecha de inicio. La plantilla genera tareas para TI, nómina, el líder y el compañero mentor, cada una con fecha relativa al día de ingreso.

El portátil se pide cinco días antes. Los accesos se crean tres días antes. El día uno el líder tiene una tarea de bienvenida con la agenda de la primera semana. Si una tarea previa no está cerrada dos días antes del ingreso, la analista recibe una alerta.

Para la carga de trabajo, activamos el registro de tiempo y la vista Carga de trabajo con una capacidad de 40 horas por persona. Los líderes planifican la semana mirando esa vista y no la lista de mensajes de Slack.

Probamos la plantilla con los cuatro ingresos del mes siguiente y ajustamos con lo que salía mal en cada uno.

Los equipos no querían registrar tiempo. Lo veían como control.

Acordamos con la gerencia que el registro de tiempo no se usaría para evaluar a nadie, solo para planear la carga. Lo comunicó el gerente general en persona. Además, configuramos estimaciones por tarea para que la vista funcionara aunque alguien olvidara registrar. La participación pasó de 35% a 88% en un mes.

La vista Carga de trabajo se volvió la herramienta de los lunes. Cuando alguien pasa de 40 horas, el líder lo ve antes de que la persona lo diga.