En marzo, el vendedor con más ventas de Industrias Cóndor renunció para irse a la competencia. Tenía 60 clientes activos y 23 cotizaciones abiertas.

Cuando el gerente comercial quiso repartir la cartera, descubrió que no había nada que repartir. Los contactos estaban en el celular del vendedor, las cotizaciones en su correo y el historial en una libreta. En los tres meses siguientes, nueve de esos clientes empezaron a comprarle a la competencia.

El gerente nos dijo: “No quiero un CRM gigante que nadie va a usar. Quiero saber qué está pasando con cada cliente.” Ya usaban ClickUp en operaciones, así que construimos el CRM ahí.

Revisamos tres meses de cotizaciones. Cada vendedor tenía su propio método. Dos usaban Excel, tres usaban el correo como registro y tres no registraban nada.

El reporte mensual de ventas tomaba dos días: el gerente pedía a cada vendedor sus números por WhatsApp y los consolidaba a mano. Para cuando llegaba a la gerencia general, ya estaba desactualizado.

El hallazgo más importante: el 46% de las cotizaciones no tenía ningún seguimiento después de enviarse. No se perdían contra la competencia, se perdían por olvido.

Cada oportunidad es una tarea y cada etapa del embudo es un estado. Los campos personalizados guardan lo que importa: valor estimado, probabilidad, línea de producto y fecha del próximo paso.

La regla clave fue que ninguna oportunidad puede quedar sin un próximo paso con fecha. Una automatización crea un recordatorio para el vendedor cuando la fecha llega, y otra avisa al gerente cuando una cotización lleva 7 días sin actividad.

Los clientes viven en una Lista aparte, relacionada con sus oportunidades. Si un vendedor se va, el gerente reasigna la Lista completa en un minuto y el nuevo vendedor ve todo el historial.

Lo más delicado fue recuperar la información. Antes de configurar nada, sentamos a cada vendedor una hora para pasar su cartera a una plantilla. Así el CRM arrancó con datos reales y no vacío.

Dos vendedores con muchos años en la empresa seguían cotizando por fuera. Para ellos registrar era “trabajo extra para el jefe”.

Cambiamos el argumento. Les mostramos su propia vista en ClickUp: sus cotizaciones ordenadas por fecha de seguimiento y las que llevaban más días sin respuesta. Uno de ellos cerró en la primera semana una venta que tenía olvidada desde hacía un mes. Desde ese día no hubo que insistir.

El embudo dejó de ser una opinión. El gerente ve en un dashboard cuánto valor hay en cada etapa, qué vendedor tiene oportunidades estancadas y qué línea de producto convierte mejor.