En julio, Grupo Mercurio pagó una multa en el puerto de Manzanillo. Un analista había copiado mal un número de contenedor del correo de la naviera al pedimento. Dos dígitos invertidos.

El error no fue de una persona descuidada. Ese analista copiaba unos 60 datos al día de correos a tres sistemas distintos. La pregunta no era quién se equivocó, sino por qué una persona seguía copiando datos a mano.

Durante dos semanas, el equipo registró en ClickUp cada tarea repetitiva con el tiempo que tomaba. No adivinamos: medimos.

El resultado fueron 112 horas al mes en cinco actividades. La más pesada era el reporte semanal a clientes: seis horas cada viernes leyendo hilos de correo para resumir en qué iba cada embarque.

Separamos el problema en tres capas, cada una con la herramienta adecuada:

Make lee los correos de las navieras, extrae número de contenedor, ETA y puerto, y crea o actualiza la tarea del embarque en ClickUp. Nadie vuelve a copiar un dato.

Automatizaciones nativas de ClickUp asignan el embarque según cliente y puerto, cambian estados y avisan cuando falta un documento a 72 horas del arribo.

ClickUp Brain resume la actividad de la semana de cada embarque y redacta el borrador del reporte al cliente. El analista lo revisa y lo envía.

Automatizamos en orden de horas ahorradas. Cada automatización corrió una semana en paralelo con el proceso manual para comparar resultados antes de apagar el método anterior.

Una de las navieras enviaba los datos en un PDF adjunto, no en el cuerpo del correo. Make creaba tareas vacías y el equipo empezó a desconfiar de la automatización.

Agregamos un paso de lectura de PDF en Make y una regla de control: si falta el número de contenedor, la tarea entra en estado “Revisar datos” y se asigna a una persona. Mejor una tarea marcada para revisión que un dato inventado.

Las horas manuales bajaron mes a mes conforme cada automatización salía a producción. El equipo usó ese tiempo para atender dos clientes nuevos sin contratar.